Olika typer och metoder för bokföringssystem

Många finansiella transaktioner sker dagligen i ditt företag inom ekonomi- och redovisningstjänster. Som ett resultat av detta kan du behöva tillhandahålla dokumentation till lämpliga myndigheter i slutet av varje räkenskapsår (eller någon annan relevant period). Därför behöver alla företag, små som stora, ett bokföringssystem för att hålla reda på transaktioner utan mänsklig inblandning.

Vad är ett bokföringssystem och varför är det viktigt?

Varje dag registreras de finansiella transaktionerna för ditt företag på en uppsättning organiserade konton av en bokhållare. Den kan också användas för att definiera de olika inspelningsmetoder som företag använder.

Av olika anledningar är bokföring avgörande för din redovisningsprocess. Du kan till exempel använda korrekta finansiella rapporter för att mäta ditt företags resultat om du håller transaktionsregister uppdaterade. Skatterevisioner kan också dra nytta av detaljerade register. Bokföringsoutsourcingtjänster spelar en viktig roll för organisationer i sådana uppgifter.

Typer av bokföringssystem

Inom ekonomi- och redovisningstjänster är enkel- och dubbelbokföring de två huvudtyperna av bokföringsprogram.

Enkelt bokföringssystem

Ett bokföringssystem med en enda post skulle vara extremt fördelaktigt om du precis har startat ett litet företag. Den håller reda på alla affärstransaktioner, inklusive kontantutbetalningar, kassakvitton och köp- och försäljningstransaktioner. Denna typ av system är ett mer informellt system för små affärstransaktioner.

Bokhållaren använder vanligtvis detta system för att hålla reda på dagliga kontantinbetalningar och betalningar, såväl som månadsbelopp. Ett konto påverkas av varje transaktion i en enkel bokföringsmetod. Varje transaktion skulle registreras på båda kontona om det var ett dubbelt bokföringsscenario.

Kontantkvittot eller kontantinsatskontot bör endast uppdateras med det mottagna beloppet om en försäljning genomförs. Motsvarande försäljningskontopostering kommer inte att göras i ett bokföringssystem med engångsposter.

Det ger alltså inte en fullständig bild av den ekonomiska hälsan hos företagets olika system. Ett dubbelt bokföringssystem kan hjälpa dig att hålla reda på alla system som är involverade i en transaktion.

Dubbel bokföringssystem

Dubbel bokföring. Oftast använder bokhållaren eller revisorn i alla företag detta system. Bokhållaren använder detta system för att hålla reda på alla företagets transaktioner. Debet och kredit införs i detta system. En debitering i ett redovisningssystem åtföljs nästan alltid av en kreditering i ett annat eller mer än ett redovisningssystem.

En revisor kan bli skyldig att anteckna mer än en kreditering i bokföringsboken. Det är möjligt att fastställa en organisations ekonomiska ställning och hälsa med hjälp av den redovisningsinformation som tillhandahålls av dubbelbokföringssystem.

Hur ska bokföring i bokföringssystemet bokföras?

Med finansiella rapporter som balansräkningar (intäkter och kassaflöde) kan du se var ditt företag står och hur det går jämfört med dina förväntningar. Du måste föra korrekta register för att säkerställa att dessa rapporter korrekt återspeglar verksamhetens aktiviteter och prestationer. När du stämmer av dina konton är det en stor tillgång att ha aktuella register.

Kassaband och köp- och försäljningsorder är alla bra ställen att börja när du spelar in transaktioner. Du kan använda journaler, reskontra och provsaldot för att registrera transaktionerna när du har samlat in det nödvändiga pappersarbetet. Ett kassaregister är allt du behöver för att driva ett litet företag. Konsoliderade finansiella rapporter kan genereras från dessa data.

Kassaapparater

Transaktioner förs in i ett kassaregister, som är en datoriserad enhet. Kassaapparater används ofta i detaljhandeln för att hålla reda på försäljningen. Kassörskan tar pengarna från köparen och returnerar det återstående saldot. Kontantkonton med engångspost används för att registrera pengarna som samlats in och returnerats. Transaktionskvitton kan enkelt registreras i din försäljningsjournal med hjälp av kassaregister.

Alla företag, oavsett hur stora eller små, har ett kassaregister. En bokföring och kontantbaserade transaktioner används dock vanligtvis inte som primära metoder för att registrera transaktioner. Som ett resultat är de idealiska för nystartade företag och mikroföretag men alltför enkla för stora företag.

Journalen

Tidskriften kallas för den första postens bok. Det är det första stället ett företag registrerar alla transaktioner i kronologisk ordning. Det finns två sätt att föra en dagbok: fysisk (som en bok eller dagbok) eller digital (som en onlinedagbok) (lagras som kalkylblad eller data i redovisnings- och bokföringsprogram).

Varje transaktions datum konton som krediterats eller debiterats och dollarbeloppet listas här. När det kommer till slutet av räkenskapsåret kontrolleras vanligtvis inte journalen för balans. En korrekt journal är en av de bästa odlingsvanorna eftersom reskontran måste vara balanserad. Dubbel bokföring underlättas med hjälp av detta formulär.

Huvudboken

En reskontra är en samling finansiella poster. Alternativt är boken för den andra posten känd som det. Du lägger in transaktioner i journalen och flyttar dem sedan till reskontran, där de kategoriseras efter konto. Tillgångar, skulder, eget kapital, inkomster och utgifter listas i alfabetisk ordning i utskrifterna. Fysiska eller elektroniska kalkylblad kan användas för att hålla reda på reskontran.

Kontoplanen i en reskontra innehåller en lista över alla kontons namn och nummer. De flesta diagram följer samma kontonumreringsschema som de transkriberade dokumenten.

Revisors granskning av reskontra innebär att de alltid ska vara balanserade vid räkenskapsårets slut. Termen “debetsaldo” avser ett konto där de totala debeterna överstiger den totala krediten. I ett kreditsaldo finns det mer pengar på banken än på kontot. I dubbel bokföring påverkar varje transaktion minst två underreskontra, så reskontran är avgörande.

Råbalans

Reskontraposterna sammanställs och sammanfattas för att producera provbalansen. Provbalansen är en sorts redovisningsrevision. Det finns tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader med det slutliga saldot på kontot.

En revisor genererar vanligtvis provbalansen för att fastställa det aktuella läget för ditt företags ekonomi och i vilken grad dina böcker är balanserade. Reskontra och journaler kan sedan krysskontrolleras. Provbalansen gör det enkelt att upptäcka avvikelser mellan debiteringar och krediter. Även om det inte alltid är felfritt, är det en bra utgångspunkt.

Ett felaktigt provsaldo kan orsakas av en felaktigt beräknad eller felaktig journalanteckning i reskontran. Därför är tidig upptäckt och korrigering av fel i reskontran att föredra framför att vänta till slutet av räkenskapsåret för en provbalans.

De ekonomiska rapporterna

Genereringen av finansiella rapporter är nästa och, utan tvekan, det mest kritiska steget i bokföringen. Informationen i dessa uttalanden är sammanställd från dina dagliga poster. De ger dig en långsiktig bild av hur bra ditt företag går och lyfter fram områden som kan förbättras. Kassaflödet, balansen och resultaträkningarna är de tre viktigaste finansiella rapporterna som varje företag bör känna till.

Kassaflödesanalysen

Kassaflödesanalysen är vad det låter som. Det är ett bokslut som visar var ditt företags pengar kommer ifrån och går. När du kan se hur väl ditt företag hanterar skulder och utgifter kan du visa investerarna. Du kan se om du har tillräckligt med pengar för att driva en långsiktig, lönsam verksamhet genom att sammanfatta dessa data.

Metoder för bokföringssystem

Det finns två sätt att spåra din ekonomi. Manuell bokföring och datoriserade bokföringssystem är två olika sätt att göra affärer. Med outsourcingtjänster för bokföring kommer det oftast att vara ett datoriserat bokföringssystem.

Manuellt bokföringssystem

Med hjälp av en journalbok eller en reskontrabok kommer bokföraren att hålla reda på de olika bokföringsposterna relaterade till företagets affärstransaktioner i manuell bokföring. Småföretagare föredrar fortfarande manuell bokföring eftersom det är mer kostnadseffektivt och kan användas för att hålla reda på mindre komplicerade transaktioner.

Datoriserat bokföringssystem

Datoriserad bokföring gör det mycket enklare och snabbare för bokföraren att hålla reda på komplicerade affärstransaktioner. Bokföringsposterna görs vanligtvis med hjälp av ett bokföringsprogram. Lättheten med vilken rapporter och beräkningar kan genereras i detta system, till skillnad från manuell bokföring, är en betydande fördel. Som ett resultat är det möjligt att utföra komplexa beräkningar snabbt och exakt.

Slutsats

Ditt företags framgång drivs av korrekt bokföring från välrenommerade finans- och redovisningsoutsourcingsföretag. Det är en grundläggande redovisningsprocess utan vilken det skulle vara nästan omöjligt att utveckla strategier för att förbättra kärnområdena i din verksamhet. Men även om bokföringen är kritisk kan valet av fel system leda till problem.

Leave a Comment